Deutscher Premium Automobilhersteller

Autoline (Own Retail)

#CODE

#CARE

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Zusammenfassung

Ein Dealer Management System (DMS) unterstützt die Autohäuser bei der Abwicklung der operativen Geschäftsprozesse wie Personal, Aftersales, Materialmanagement, Erstellung von Rechnungen, Buchhaltungsabschlüsse, Gebrauchtfahrzeugverkauf und Kundentermine.

Bereits im Jahr 1998 favorisierte ein großer Automobilkonzern ein bestimmtes DMS unter 30 evaluierten Systemen, da es den gestellten Anforderungen an ein Standard-DMS gerecht wurde. Daraufhin wurde im Mai 2000 die Entscheidung gefällt, das DMS in allen Märkten außerhalb NAFTA auszurollen. Seitdem ist es das einzige DMS, das innerhalb des Konzerns empfohlen und im Rahmen von Blueprints weiterentwickelt wird. Weltweit sind inzwischen über 40.000 Lizenzen des DMS im Einsatz.

Im Jahr 2021 übernahm die InterFace AG den 3rd-Level-Applikationsinfrastrukturbetrieb in Deutschland und ist seitdem für die Sicherstellung des Betriebs mitverantwortlich. In das Aufgabengebiet fallen der 3rd-Level-Support für Windows- und Linux-Server, die Betreuung und Koordination des lokalen Clients, der Betrieb und das Nacharbeiten von Printjobs (Rechnungsstellung/Archivierung), die Betreuung der Schnittstellen zu Fremdsystemen, Skriptpflege und deren Weiterentwicklung. Gearbeitet wird nach den bekannten Best Practices von ITIL.

Wir schaffen Freiräume durch IT-Lösungen

Diese Freiräume wurden geschaffen:

Freiräume durch Fokussierung:
Durch unsere gebündelte Erfahrung aus über 15 Jahren Rechenzentrumsbetrieb in seiner gesamten Bandbreite wird sichergestellt, dass die passenden Skills in der notwendigen Tiefe zur Verfügung stehen. Sicherheit und „Luft“ für eigentliche Aufgaben, wie Koordination der Weiterentwicklung und der projekthaften Themen, sind die Folge.
Freiräume durch Effizienz:
Dank unserer niedrigen Fluktuationsrate bleibt das Team im Kern über den gesamten Lebenszyklus der Applikation erhalten. Abläufe müssen nur einmal erklärt werden, was sich maßgeblich auf die Effizienz auswirkt.
Freiräume durch Zeitersparnis:
Alle administrativen Prozesse im Hintergrund – vom Angebot, über SLA-Reporting, bis hin zur Abrechnung – funktionieren genauso reibungslos wie der Betrieb der Applikation selbst, wodurch sich diese Aufgaben mit einem geringen Zeitaufwand erledigen lassen.

Hintergrund

Das Unternehmen suchte für den Applikationsinfrastrukturbetrieb einen neuen Partner. Die InterFace AG erhielt den Zuschlag für den 3rd-Level-Infrastrukturbetrieb und den Betrieb der gesamten Schnittstellen. Die Übernahme der Aufgaben erfolgte sukzessive über eine einjährige Transitionsphase bis hin zur vollen Betriebsverantwortung in einem 24/7-Rufbereitschaftsmodell.

Herausforderung

Die InterFace AG übernahm zusammen mit einem weiteren Provider den Support einer hochkomplexen und unternehmenskritischen Systemlandschaft. Der bisherige Dienstleister war für die gesamte Umgebung „aus einer Hand“ seit über zehn Jahren verantwortlich. Oberste Zielsetzung bei der Umsetzung war eine unterbrechungsfreie und gleichbleibende Supportqualität.

In der zu übergebenden Systemlandschaft werden 21 Niederlassungen mit 7.000 Nutzern zusammengefasst und betreut. Die dafür benötigte Umgebung besteht aus mehr als 90 Linux- und Windows-Servern sowie aus über 4.000 Druck-Spoolern. Es besteht eine Anbindung an ca. 60 Fremdsysteme mit über 120 Schnittstellen, die zum Teil durch mehr als 200 Skripte bedient werden. Pro Tag werden bis zu 30.000 Belege generiert, die aufgrund bilanztechnischer Relevanz archiviert werden müssen.

Auf Basis der Businesskritikalität und der Bilanzrelevanz überprüft ein externer Auditor regelmäßig die zu betreibenden Umgebungen und die dazugehörigen Prozesse.

Fällt die Applikation an einer oder mehreren Niederlassungen aus, sind weit über 600 Nutzer betroffen. Folge: Sie können ihre Arbeit nicht mehr ausführen, ein signifikanter finanzieller Ausfall ist die Folge. Um den entstehenden monetären Schaden möglichst gering zu halten, muss die Störung zum frühestmöglichen Zeitpunkt erkannt und zeitnah behoben werden. Ein genaues Monitoring mit Alarm und Rufbereitschaft ist notwendig, die ständige Erreichbarkeit muss sichergestellt sein.

Ziele des Transition-Projekts: reibungsloser Übergang zum neuen Provider mit gleichbleibender Betriebsqualität

Aufbau und Onboarding des zukünftigen Betriebsteams
Wissenstransfer und -aufbau für die relevanten Betriebsaufgaben
Übernahme der 3rd-Level-Betriebsverantwortung Infrastruktur
Übernahme der 3rd-Level-Betriebsverantwortung Schnittstellen

Lösung

(in der Transitionsphase und im eigentlichen Applikationsbetrieb)

Phase 1: Transition Operationstätigkeiten

Unser Team bestand aus einem Transition-Manager und zwei Windows- und Linux-Spezialisten. Ziel war es, die Übergabe so zu steuern, dass die InterFace-Mitarbeiter die Operationsaufgaben in kürzester Zeit übernehmen konnten. Innerhalb von sechs Monaten wurden die Betriebsdokumentation erstellt und Verantwortungsbereiche geklärt.

Anschließend erfolgte ein schrittweiser Aufbau des iF-Betriebsteams – der alte Provider stand weiterhin als Ansprechpartner zur Verfügung. Bereits im Service arbeitende Mitarbeiter dienten als Multiplikatoren und wiesen neue Kollegen in Aufgaben ein. Nach sechs Monaten wurde die Betriebsverantwortung gesamtheitlich für die Infrastruktur inklusive 24/7-Rufbereitschaft übernommen.

Phase 2: Transition Schnittstellentätigkeiten

Parallel zur Übernahme der Betriebsverantwortung für die Infrastruktur startete die Übergabe der Schnittstellen. Das iF-Team – bestehend aus drei Linux- und Scripting-Spezialisten – ging in vollständiger Besetzung in die Transition und bearbeitete eigenständig einzelne Themenblöcke. Nach einem halben Jahr war die InterFace AG gesamtverantwortlich für den Betrieb inklusive Rufbereitschaft – der abgebende Provider unterstütze bei komplexen Problemen.

Nach erfolgreichem Abschluss der Transition verantwortet die InterFace AG seit nun zwei Jahren den 3rd-Level-Support der Infrastruktur und der Schnittstellen. In diesem Tätigkeitsbereich sind zwölf Mitarbeiter der InterFace AG im Einsatz, diese tragen die Gesamtverantwortung. Das Team besteht aus Windows- und Linux-Spezialisten, Schnittstellen- und Scripting-Experten sowie einem Teamlead und einem Service Manager, die Steuerungsfunktionen übernehmen.

Bezogen auf unseren iF-C⁴-Framework bewegen wir uns vorrangig im CARE-Bereich – es existieren aber auch Berührungspunkte zum Bereich CODE.

Leistungen der Interface AG

#CODE

Entwicklung und Implementierung von Programmen und Routinen: Vielzahl an Schnittstellen zu beteiligten Applikationen (z.B. SAP, Terminbuchungstools), Unterstützung des Datenaustausches, Sicherstellung der Auditierfähigkeit

#CARE

Ticketbearbeitung: Nutzung des Kundenticketsystems für die Bearbeitung von Incidents, Changes und Problems
3rd-Level-Support: für alle Windows- und Linux Server sowie Schnittstellen
Betreuung des lokalen Clients: Softwaremanagement und Sicherstellung der stabilen Lauffähigkeit
Betrieb der Druckerinfrastruktur und deren Printjobs: hohe Relevanz der konstanten Lauffähigkeit – komplette Rechnungsstellung / Archivierung läuft über diese Infrastruktur
Betreuung der Schnittstellen: Einrichten, Betreuen und Überwachen von über 60 Schnittstellen
Automatisierung und Skriptpflege: Einsatz von Ansible und Docker – Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und Reverse Engineering bestehender Skripte
Monitoring: Einsatz von Monitoringtools mit entsprechenden Benachrichtigungen zur zeitnahen Identifizierung einer Störung und Einleiten von Maßnahmen zur Behebung der Störung

Mit unserer Erfahrung im Applikationsmanagement und unseren Betriebskompetenzen stellen wir die Verfügbarkeit der Applikation und damit den reibungslosen Ablauf der Wertschöpfungskette sicher.

Kristina Gusenbauer / Teamlead

Konkreter Kundennutzen

Stabile Umgebungen und niedrige Ausfallquote:
Sicherstellung des Betriebs und der angebundenen Schnittstellen
Kosteneinsparung durch Vereinfachung von Abläufen:
Automatisierung von Standards und wiederkehrenden Aufgaben
Monitoring mit Alarm- und Rufbereitschaft:
Vermeidung von Ausfällen, unterbrechungsfreie 24/7-Supportqualität

Verwendete Technologien und Frameworks

Scriptsprachen/Automatisierung: Bash, Python, Perl, Ansible
Operating System: ESX-Knowhow, Linux Server, Windows Server, Windows Client, Docker (für IDA & Monitoring)
Datenbanken: PostgreSQL, MS SQL
Monitoring: Grafana, Icinga, Checkmk
Sonstiges: GitHub, Printer, Jira, ServiceNow, DSGVO

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